办公设计不合理，员工工位可能成为你的“定时炸弹”
永远让公司的员工能坐在合适的地方
员工工位是办公室装修设计阶段需要考虑的重要部分。
因为工位在大家的眼里，既是私人领地，又是各个团队聚集地，有的工位是“海景房”，有的是“看门位”……于是对企业来说，工位没设计好，可能就会影响接下来所有工作的推进。
在办公室设计的过程中，有必要考虑公司的扩张，员工激增，做好预留工位。工位不够而在会议室、轮流办公的例子绝不少见。对于企业来说，办公室是第二个家，在这里员工完成他们的工作，因此我们安排办公空间时，需要考虑怎么让员工在舒适的办公环境中完成工作。
办公室设计中，设计公司如果对公司需求、员工需求把握不当，安排好的工位可能变成一个“不定时炸弹”，随时可能爆炸哦！
今天我们就来当“拆弹部队”，快恶补一下关于办公室工位设计的重点！
1、好像是这样
员工工位需求从办公室装修设计初期就要考虑
工位布置其实从装修设计就开始了，每天在公司要待8至12个小时，
员工对工作环境的影响越大，他们就越有动力和快乐。他们也认识到自己的公司更强大，更有效地完成了他们的工作。这些看似微不足道的事实其实对员工非常重要。
一起看看办公室设计阶段工位设计，我们需要注意些什么？
A.工位分区的规划
分区规划要充分考虑到各部门的工作特殊性及相互之间的配合紧密度。
比如，财务部就不适合放在前台附近或者人员往来比较频繁的区域，需要考虑到财务工作的私密性。
行政部、人力资源部这样的职能部门可能就需要放在比较方便服务全公司员工的区域。有的公司还会在最方便的区域设置行政人事的服务窗口，方便员工进行业务办理。
另外，互联网公司有技术部与产品部、运营部，或者其他配合比较紧密的部门，在工位规划上，也需要考虑把他们放在相近的区域，方便沟通。
B.开放式办公区域的动线设计
办公室动线设计是工位区域舒适的关键，只要是参与过办公室装修设计的小伙伴，都不会对动线这个词陌生，用最简单的话来说，就是办公空间中各类角色的行动路线。
我们需要重点关注的是：只有动线规划得越合理，区分员工与访客不同的行进路线，做到内外有别，员工的工位区域才会越舒适。
员工动线与访客动线交叉越少，越不容易受访客的到来影响正常工作，从而让员工专注工作保持高效。同时，开放式办公区域设计是基于一个巨大的空间的概念，它有成排的员工桌。通常会有会议室，有移动墙，可以快速重新安排。在这种安排中，我们建议至少在一些地方实施一些自发会议(软座)的地方，这些空间允许员工在不需要预订会议室的情况下讨论当前的问题，并且可以帮助减少办公桌的摆放。也充分考虑到企业快速扩张，对员工位需求的增加。
C.特殊群体的需求
办公室工位或开放、或私密，所以在设计的初期需要考虑特殊群体的需求
a.高管工位
有喜欢坐在员工左右的马克·扎克伯格，就有必须单独一间办公室的高管大大。不同的高管，有着不同的办公习惯。商务洽谈空间、物品文件多少、决策环境安静与否、日常办公习惯都因人而异。
b.技术工位
技术部门不仅在单片区域会单独集中在一起，有时候技术团队甚至会独占一个楼层，并且闲人免进。c.孕妇工位
日常不会单独设置，但是可以根据需求申请更换工位。比如远离空调出风口、打印机，临窗等等。
所以，从员工的角度去设计办公室，同时还能兼顾到效率和企业文化，规划工位区域不是一件简单的事。
2、一定的工位空置率和工位扩充设计，
更能从容解决员工激增的问题
很多企业在办公室投入使用时，随着企业的快速发展，员工激增，才发现工位不够，此时很多企业要么在原本合理的空间内强塞工位，要么满城的找办公室。
为了避免这种情况，在办公室装修初期有必要在办公室装修开始之前设计时就考虑进去，包括其全面的安排。
企业在后期使用上工位空置率，就是工位这颗”定时炸弹“的秒表。
在人员变动频繁时期，企业行政需要对提高工位的管理效率，可以这样做：
A.根据HeadCount设置工位空置率预警值
a.如果是快速发展期，要设定一个合理的“工位空置率危险值”，如30%，一旦空置率低于30%时，务必要启动现址改造、扩租或换租的方案制定和报批，确保在人员到岗前有工位资源保障办公需要。
d. 如果是平稳发展期，要设定一个合理的“工位空置率最高值”，如20%，一旦空置率达到20%时，说明工位有没必要的空置和浪费，应该采取合并办公、部分退租等动作，为企业节省不必要的开支；或者进行现址改造，把空置区改造成员工需要的会议室和活动空间。
c. 如果是减员缩编期，要根据缩编比例数据及时启动退租或部分退租等流程。
B.人员配置计划（HeadCount）数据
通过HR及各业务线的最高负责人，提前了解公司未来半年至一年的人员配置计划（HeadCount）数据。关注企业目前及未来一年到两年的人员增长趋势是怎样的？
a.快速发展期，预计每年增长百分之多少？比如20%-30%
b.平稳发展期，预计每年是零增长还是少量增长？比如0%-15%
c.减员缩编期，预计每年的减员缩编比例5%-15%；
Tips：工位空置率= 未使用的工位数/工位总数。
举个栗子：一家企业，工位总数为300个，已使用260个，工位空置率则达约13.3%，如果此时公司在快速发展期，要扩招100人，还等什么，赶紧对接HR了解人员配置计划后，租楼去！
3、用智能工位管理解决员工增加的困扰
划定工位区域、设定工位控制预警，但办公楼面积一大，工位使用还会遇到许多问题：随便换座位不申请，找不到人，空置率线下不好统计等等……
尤其近几年开放式办公空间、共享工位开始大火，是否有一些智能工位管理系统为行政减负呢？
关于智能工位管理，对于行政工作还是比较有帮助的：
1.大面积的办公空间，工位地图导引能够提升人员之间沟通的效率，除了基础的楼层平面图，有技术条件还能做在线版，实时更新。
2.将线下的工位状态，搬至线上智能工位管理系统。除了数据的收集，也有利于日常服务的跟踪。
3.智能工位系统让工位轻量化，能更高效的提高办公空间利用率。
工位不够，不一定要按传统的做法给每一个人增加一个工位。经过数据跟踪评估你的企业人员运行情况，评估后条件允许的情况下，通过设计智能工位管理系统的介入，可以让有限的办公室空间服务更多的员工。比如：埃森哲在北京环球金融中心的办公室，1000多位员工仅用了272个工位。那些高流动性或者长时间出差的员工，每8个人拥有1个工位，这个数字依据的是长期出勤率的调查，并被证明是充分合理的。办公室变轻了，智能工位管理让工位与员工都能活跃起来。
最后，好的工位管理少不了初期的办公室设计、员工需求、企业需求、行政管理需求的考量，而足够专业的办公室设施管理公司能够帮助我们做出更贴合各自企业特色的行政服务决策。

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